XBRL bietet sowohl bei interner als auch bei externer Berichterstattung neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung.
An internationalen Börsen und an Aufsichtsbehörden findet XBRL zunehmend Verbreitung. Beispielsweise stellt die US Securities and Exchange Commission derzeit ihr Unternehmensinformationssystem EDGAR von einem Formblatt-orientierten Archivierungssystem auf ein dynamisches, interaktives und in Echtzeit operierendes System unter Nutzung der XBRL Technologie um. Ziele sind:
- die höhere inhaltliche Transparenz der Daten - z.B. durch unmittelbaren Zugriff auf Einzelpositionen in Filings,
- eine interaktive Analyse der Daten für Investoren und Analysten – z.B. Unternehmensvergleich ausgewählter Einzelpositionen als kostenlose Webanwendung - sowie
- die voll-automatische Auswertung der Daten/Filings der Unternehmen durch jedermann. Hierzu werden Technologien verwendet, die Informationen über neue XBRL Abschlüsse in Echtzeit erlauben (beispielsweise RSS feeds).
Unternehmen können Abschlüsse im XBRL Format erstellen und an Banken, Investoren und Analysten weitergeben, sofern diese XBRL importieren. Bankenseitig basieren einige traditionelle Bilanzanalyse-Systeme intern auf XBRL und sind seit Jahren im Einsatz. Seit dem 1. Januar 2007 akzeptiert der elektronische Bundesanzeiger XBRL als Einreichungsformat für die neu geltenden Offenlegungspflichten von Jahresabschlüssen - sowohl nach HGB und IFRS. Allerdings kann bis zum 2. Quartal 2008 XBRL beim Bundesanzeiger nur in den Fällen verwendet werden, in denen eine unternehmensspezifische Erweiterung der Standard-Datenbeschreibung (sog. Taxonomie) nicht nötig ist. Bis dahin ist XBRL beim Bundesanzeiger nur für solche Unternehmen anwendbar, die sich komplett an die Positionen in der Standard Taxonomie (z.B. HGB) halten und die die im HGB zugestandenen Freiheiten nicht nutzen. Insbesondere ist zu beachten, dass bei von Wirtschaftsprüfern testierten Jahresabschlüssen alle Positionen durch die Standard Taxonomie (HGB bzw. IFRS) abgedeckt sein müssen, um mit XBRL ohne Taxonomie-Erweiterungen an den Bundesanzeiger berichten zu können. Der Bundesanzeiger hat im Januar 2008 mitgeteilt, dass ab dem zweiten Quartal 2008 unternehmensspezifische Taxonomieerweiterungen akzeptiert werden.
XBRL bietet bei unternehmensinterner Verwendung offensichtliches und weniger offensichtliches Potential. Es gibt eine Reihe von Anwendungsgebieten, in denen Prozesse mit herkömmlichen Methoden wirtschaftlich nicht optimierbar sind, obgleich diese von hoher Fehleranfälligkeit, hohem zeitlichem Aufwand und hohen Kosten geprägt sind. Ein Beispiel hierzu sind die Prozesse beim Erstellen des Anhanges eines Jahresabschlusses. XBRL ermöglicht:
- eine umfassende Automatisierung und Standardisierung der Prozesse,
- geringeres Fehlerrisiko (dank integrierter Validierungen) bei höherer Geschwindigkeit und
- deutlich geringere Prozesskosten.
